İdari Sekreter

SUPRA SAVUNMA SANAYİ VE TİCARET A.Ş.

A            GÖREV İŞLERE AİT BİLGİLER      

               GÖREV / İŞİN KISA  TANIMI                                                                                                                 

               Yöneticilere ve çalışanlara İ.K. Ve idari işler görev alanı konularında destek sağlamak, günlük ofis ihtiyaçlarında yardımcı olmak ve şirketin genel idari faaliyetlerini yönetmek,                                                                                                                     

B            GÖREV / İŞ YETKİ VE SORUMLULUKLARI                                                                                                                    

1.      Gelen misafirlerin karşılanıp ilgili birim ya da yöneticilerle görüşmelerinin sağlanması,   

2.      Santral telefonuna gelen çağrıları karşılayıp ilgilenmek ya da ilgili birimlere aktarılması, Şirket içi fax gönderme ve karşılama işlemlerinde destek olunması,                                                     

3.      Müşteri ziyaretlerinde ilgili birimlerin bilgilendirilmesi konaklama ve yemek organizasyonlarının sağlanması,                                                                                                      

4.      M.S.B. evraklarının karşılanması gelen evrak kayıt defterine işlenmesi ve dosyalanması. Haftalık ve aylık takibinin yapılarak yönetici onayına çıkarılması,                                           

5.      Şirket içi kargo alım ve gönderim desteğinin sağlanması,                                                         

6.      Güvenlik noktasındaki güvenlik personelin rutin çalışmalarına destek olunması ve yönlendirilmesi,                                                                                                                      

7.      Yemekhane aylık menü takibi ve günlük oluşturulup yönetici ile paylaşılması,                   

8.      Şirket içi doğum günü takibi ve organizasyonun planlanması ve gerçekleştirilmesi,           

9.      Aylık temizlik çizelgelerinin takibi kontrolü ve dosyalanması,                                                  

10.   İşe alım süreçlerinde adaylar ile görüşme sağlanması randevu oluşturup görüşmeye davet edilmesi,                                                                                                        

11.   İşe alınan personellerin evrak temini sürecinde yönlendirme sağlanması,                           

12.   Şirket araçlarının aylık km takiplerinin yapılması ve yönetici ile paylaşılması,                      

13.   İş yeri hekimi ve İş güvenliği uzmanını karşılayıp personel ve yönetici arasındaki iletişimin sağlanması,                                                                                                           

14.   Güzeller Organize Yönetimin paylaştığı duyurular, istekler ve organizasyonları yöneticiler ile paylaşıp yönlendirilmesi,                                                                                                         

15.   Lounge , yemekhane ve üretim departmanının ihtiyaç taleplerinin hazırlanması (kırtasiye, kahvaltılık vb.) temini konusunda destek sağlanması,                                            

16.   Mütalaa formlarının dosyalanması, gerekirse hazırlanması,   kişisel dosyaların tutulması ve güvenli şekilde muhafaza edilmesi,  şirket araçlarının kullanımı talimatlarının tebliği ve dosyalanması.  Gelen evrak ve giden evrak defterlerinin tutulması.

17.   Uluslararası seyahat ve konaklamalar için uçak biletleri ve rezervasyon işlemlerinin yapılması.

18.   Yabancı elçilikler ile vize ve pasaport işlemlerin koordinasyonu.                                                                                                       

C            ATANACAKLARDA ARANACAK NİTELİKLER                                                                                  

1.               Büro yönetim ilkelerine hakim olmak,                                                                     

2.               İyi derecede bilgisayar ve Office programlarını kullanmak,                                

3.               Etkin raporlama yapabilmek,                                                                                      

4.               Düzgün bir diksiyona sahip olmak,                                                                            

5.               Dış görünüşe önem vermek,                                                                                       

6.               Çoklu görevleri önceliklendirme yeteneğini göstermek                                       

7.               Bağımsız veya bir ekibin parçası olarak çalışabilmek,                                           

8.               Zaman yönetimini sağlamak,                                                                                      

9.               Mükemmel yazılı ve sözlü iletişim becerisi sergilemek,                                       

10.            Ketumiyet, sır saklama.       

11.            Gelen misafirlere karşılama ve kılavuzluk etme yeterliliğinde İngilizce bilmek.  

12.             En az 3 yıl tecrübe  şartı aranacaktır.

   DİĞER HUSUSLAR:

Gebze Güzeller OSB de konuşlu fabrikamızın Gebze, Darıca, Çayırova, Nene Hatun bölgelerinden servisi bulunmaktadır. Gebze Marmaray, E-5 bölgelerinden itibaren ulaşım sorunu bulunmamaktadır. Başvuruda bulunan adayların bu konuyu göz önünde bulundurmaları rica olunur.

Milli Savunma Bakanlığı denetiminde olan tesisimizde arşiv araştırması SORUNSUZ OLMAK ön şarttır.