İdari İşler Uzman Yardımcısı

MİLHANS GIDA ve TARIM ÜRÜNLERİ SANAYİ ve TİCARET A

GENEL NİTELİKLER VE İŞ TANIMI

Gıda (kuruyemiş) sektöründe faaliyet gösteren firmamızın Kocaeli Gebze’de bulunan Genel Müdürlüğünde, İnsan Kaynakları ve İdari İşler Departmanında görevlendirilmek üzere, aşağıdaki niteliklere sahip "İdari İşler Uzman Yardımcısı" arayışımız bulunmaktadır.

• En az lise, tercihen ön lisans mezunu,
• İdari İşler konusunda en az 2 yıl deneyimli,
• Telefon santrali, e-mail, fotokopi ve tarayıcı gibi ofis araçlarına hakim,
• Evrak yönetimi, raporlama ve dosyalama bilgisine sahip,
• Tercihen orta derecede İngilizce bilgisine sahip,
• MS Office programlarını (Excel,Word) iyi seviyede kullanabilen,
• Temsil yeteneği güçlü, diksiyonu düzgün, dış görünümüne özen gösteren,
• İş takibi, planlama ve organizasyon yetenekleri gelişmiş,
• İletişim becerileri gelişmiş, analitik düşünebilen,
• Gerek bireysel, gerek ekip çalışmasında verimli ve etkili,
• Sorumluluk sahibi ve disiplinli,
• Tercihen sigara kullanmayan,
• B sınıfı ehliyet sahibi, aktif olarak araç kullanabilen,
• Erkek adaylar için askerlik hizmetini tamamlamış,
• Kocaeli (Gebze, Darıca, Çayırova, Beylikbağı), İstanbul Anadolu Yakasında ikamet eden. 

 İŞ TANIMI 

• Servis ve çalışan ulaşımı hizmetlerinin yönetimini yapmak,
• Yemek ve ikram hizmetlerinin yönetimini yapmak,
• Çalışanların kullanımına yönelik iletişim araçları ile ilgili hizmetlerin yönetimini yapmak,
• Araç filo yönetimi ile ilgili süreçleri yürütmek ve geliştirmek,
• İdari bina sistemlerinin teknik yönetimini sağlamak,
• Fabrikanın idari süreçlerini takibini sağlamak,
• Fabrikanın hizmet alım süreçlerini desteklemek,
• Ortak kullanım alanları ve malzemelerinin yönetimini sağlamak,
• Şirketin telefon ve mail trafiğini yürütmek,
• Gelen misafir ve ziyaretçileri nezaket kuralları çerçevesinde karşılamak ve gerektiğinde ilgili birim/kişiye kadar eşlik etmek,
• Firma’daki ilgili prosedürlere ve Personel’in yöneticisinin vereceği talimatlara uygun olarak, (fiziksel ve yazılımsal / hardcopy ve softcopy) dosyalama, raporlama, arşivleme, referans numarası verme, evrak takibi, arşivden dosya çıkarma vesair işleri yapmak,
• Sisteme firma, kişi ve iş kaydı yapmak,
• Posta, kargo işlemlerini yürütmek, takip etmek, gelen kargoları ilgili birim/kişiye yönlendirilmek ve işlemleri kayıt altına almak,
• Toplantı, görüşme ve yurtiçi/yurtdışı otel, uçak ve seyahat organizasyonu yapmak, vize sürecini takip ederek sonuçlandırmak,
• Kırtasiye, temizlik, mutfak ve küçük demirbaşlar ile diğer malzemelerin tedariği ve stok takibini yapmak,
• İdari İşler ile ilgili satın alınan mal ve hizmetlerin fatura takiplerini yapmak,
• Elektrik, su, doğalgaz, kamera, asansör vb. işlerin bakım süreçlerini yürütmek ve sonuçlandırılmasını takip, koordine ve kontrol etmek,
• Şirket araçlarını prosedürler doğrultusunda; trafik ve kasko poliçeleri, muayene, bakım ve onarım süreçlerini takip etmek,
• Gerektiğinde Resmi ve özel dairelerde şirket işlerini takip etmek ve sonuçlandırmak,
• Bağlı bulunduğu birim içindeki diğer fonksiyonlara destek olmak,
• Yıl içindeki idari çalışmaları yapmak ve idari işler görev alanıyla ilgili tüm işler hakkında yöneticisine aylık ve yıllık rapor hazırlamak.