Tıp Fakültesi Sekreteri

İstanbul Arel Üniversitesi

İstanbul Arel Üniversitesi,  Cevizlibağ Yerleşkesinde görevlendirilmek üzere Tıp Fakültesine bağlı "Fakülte Sekreteri" arayışımız bulunmaktadır.

Görev yaptığı birimin tüm idari işlemlerinin yürütülmesinden sorumludur. Bu kapsamda; fakültelerin idari personel yönetimi, finansal kaynaklarının yönetimi, iş geliştirme faaliyetleri, akademisyen ve öğrencilere destek hizmetlerinin sunulması süreçlerini yürütür. Mevcut veya geliştirilme aşamasındaki program ve hizmetlerin ilgili kanun ve mevzuatlara, kurumsal politikalarla uygunluğunu denetler. Ayrıca kurumun amaç ve ilkeleri ile doğrudan bağlantılı şekilde öncelikli alanlara özgü profesyonel hizmetler sağlanmasında aktif rol oynar.

GENEL NİTELİKLER

• En az lisans mezunu,
• Belirtilen görev ve sorumluluklarda en az 5 yıl deneyimli,
• Üniversitelerin Tıp Fakültesinde, Fakülte Sekreteri olarak görev almış,
• İşleyiş ve prosedürleri inceleme ve yeniden yapılandırma, yeni stratejiler, prosedürler geliştirebilme ve uygulayabilme konusunda yetkin,
• Karmaşık problemleri analiz edebilme, işletme ihtiyaçlarını yorumlayabilme ve bütüncül, yaratıcı çözümler üretebilme konusunda deneyimli,
• İleri düzeyde analitik, değerlendirme odaklı ve objektif eleştirel becerilere sahip,
• Uzmanlık alanında yer alan mevcut ve gelişmekte olan hukuki konular ve yönelimlere ilişkin bilgi sahibi,
• Veri toplama, bilgi derleme ve rapor hazırlama becerilerine sahip,
• Program planlama, geliştirme ve idare anlayışına ve bilgisine sahip olmak.
• Kaynakları organize etme ve öncelik belirleme becerileri gelişmiş,
• Eğitim programları ve/veya atölye çalışmaları düzenleyebilmek ve sunabilme konusunda deneyimli.

İŞ TANIMI

• Bölümü ile ilgili yüksek öneme sahip idari programları, projeleri ve/veya hizmetleri planlanmak ve kontrol etmek.,
• Kısa ve uzun vadeli kurumsal ilke ve amaçların, stratejik planların, politikaların ve işletme prosedürlerinin oluşturulmasına ve uygulanmasına katkı sağlamak,
• Fakültede çalışan idari, teknik ve yardımcı hizmetler personeli arasında işbölümünü sağlamak, gerekli denetim-gözetimi yapmak,
• Tüm fakülte ve ilgili personel için profesyonel danışmanlık ve liderlik görevi üstlenmek, temel uzmanlık alanında öncelikli alanlara özgü hizmet sağlamak,
• Kurumsal iç raporlama sistem ve prosedürlerini analiz etmek, bölüm raporlarını hazırlamak,
• Yapılan işlerin türü, uygulamaların işleyiş politikaları ve prosedürleri konusunda  personel için eğitim programları tasarlamak, koordine etmek ve uygulamak,
• Akademik ve idari personel ile ilgili mevzuatla ilgili bilgi sahibi olmak ve değişiklikleri takip ederek uygulamaları düzenlemek,
• Fiziki altyapı iyileştirmelerine yönelik projeler hazırlamak,
• Resmi açılışlar, törenler ve öğrenci etkinlikleri ile ilgili hazırlıkları yapmak ve sonuçlandırmak,
• Fakültede eğitim-öğretim etkinlikleri ile sınavların güvenli bir biçimde yapılabilmesi için gerekli hazırlıkları yapmak,
• Kurum/kuruluş ve şahıslardan Dekanlığa gelen yazıların cevaplandırılması için gerekli işlemleri yapmak,
• Fakülte kurullarının gündemlerini hazırlatmak; alınan kararların yazdırılmasını, ilgililere dağıtılmasını ve arşivlenmesini sağlamak,
• Bilgi edinme yasası çerçevesinde basit bilgi istemi niteliğini taşıyan yazılara cevap vermek,
• Fakülte öğrenci işlerinin düzenli bir biçimde yürütülmesini sağlamak,
• Birimde görev alan personel izinlerini fakültedeki işleyişi aksatmayacak biçimde düzenlemek,
• Dekanın imzasına sunulacak yazıları parafe etmek,
• Fakülte için gerekli olan her türlü mal ve malzeme alımlarında taşınır kayıt kontrol yetkilisi ve ayniyat saymanı ile eşgüdümlü çalışmak,
• Dekanlığın görev alanı ile ilgili vereceği diğer işleri yerine getirmek.