Ofis Asistanı

DERNEK GRUP ELEKTRİK ELEKTRONİK DIŞ TİCARET VE SA

GENEL NİTELİKLER VE İŞ TANIMI

Genel Nitelikler

• En az Önlisans mezuniyeti bulunan,
• MS Office programlarına hakim,
• Santral ve Ofis Asistanlığı konusunda en az 3 yıl deneyimi bulunan,
• Telefonları cevaplayabilecek seviyede İngilizce konuşabilen,
• İnsan ilişkilerinde uyumlu, iletişim becerileri yüksek olan,
• Yazışma kurallarını bilip diksiyonuna dikkat eden,
• Dış görünümüne özen gösteren, güler yüzlü yaklaşım sergileyen,
• Organizasyon ve koordinasyon kabiliyeti yüksek olan,
• Detaylara önem veren, dosyalama ve iş takibinde başarılı olan,
• İstanbul Çatalca'da ikamet eden veya edebilecek olan,

İş Tanımı

• Genel merkez telefon trafiğini yönetmek.
• Genel merkeze gelen misafirleri karşılamak ve ilgili kişilere yönlendirmek.
• Ofis içindeki günlük idari ve operasyonel problemlerin çözülmesinde diğer birimlerle irtibat görevini sağlamak.
• Executive office tarafında iletilen taleplere istinaden toplantıları organize etmek ve gerekli davetleri yönlendirmek.
• Önemli günleri ajandalara işlemek, güncel olduğunuz takip etmek ve gerekli revizeleri gerçekleştirmek.
• Döküman ve önemli gönderiler için listeleri takip etmek ve gönderi konusunda destek vermek.
• Şirket içi etkinlik ve organizasyonlara destek olmak.
• Talep edildiği takdirde araç organizasyonu ve takibi konusunda destek vermek.
• Vize organizasyonları, uçak ve konaklamalar konusunda destek olmak.
• Genel merkez toplantı salonlarına ait takvim ve rezervasyon tablosunu takip etmek, güncellemek, toplantılar öncesi gerekli hazırlık ve düzenlemeleri yapmak.
• Genel merkezin iç ihtiyaçlarıyla ilgili (kırtasiye, mutfak, vb.) alımların yapılmasını sağlamak ve dağıtımını düzenlemek.
• Genel Merkez kargo gelen giden kargo trafiğini yönetmek ve kaydetmek.